會議預約系统

閱讀 1667  ·  發布日期 2018-08-20 16:31:35  ·  北京神州視翰科技有限公司

1、背景

爲符合現代信息化的考慮,在辦公樓的底樓進出大廳設置一套多媒體信息顯示公告系統,用于顯示每個會議室的使用情況和正在召開會議的主題。每個會議室外面的走廊區域設置一套多媒體信息顯示公告系統,用于顯示該會議的會議內容,參與人員等信息。會議休息區設置一套多媒體信息顯示公告系統,用于顯示各會議室的使用情況和各種及時資訊等。

該系統可以顯示各種集團內和公共的通知/通告,各種社會公共信息(如天氣預報、新聞等公共信息)、會議通知、會議排列情況、會議室使用情況及會議主題等信息。同時還可以以圖片、視頻、Flash等形式顯示各種其它信息。

2、産品定義

會議預約系统的参会人员管理和会议室设备管理子系统是一个由人、计算机等组成的能进行信息的收集、传送、储存、维护和使用的系统,中小型会议管理系统,使整个会议从时间到地点,从会议名称到主办单位,会议内容到会议结果联为一体,形成一个积极、互动、有效的不管在公司还是高校,都存在会议管理的问题,而现在绝大多的会议管理还处于手工作业状态,效率很低,而且容易出错,不便于管理,还不排除有不真实的现象。会议管理的内部管理、自我完善不容忽视,我们认为有必要开发一个中小型会议管理软件。整体实现信息共享,更好地为公司,用人单位服务

会议室预订管理系统。预订后即可锁定会议时间段,解决会议时间冲突问题。 提供会议室预约信息共享平台,方便了解会议室占用情况。 支持预约、审核机制,便于管理人员管理会议室。 支持显示屏显示会议室当日会议,提升形象。 支持多种维度的会议室利用率统计。

3、建設目標

★  會議預約、预定方式

通過APP、網站、二維碼掃描等多種形式登錄

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★  会议室状态显示

已預訂、未預定、已挂起、維修等。

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★  会议室预定

所有會議室已經預定狀態下,轉入預約菜單,填寫開會信息(內容同預定),由會務管理人員重新安排會議室,對于已預訂的會議室産生變動的系統自動以短信、郵件的形式發送通知。

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★  会议室调整

會議室開始半小時內原則上會議室不允許調整,除非及個別重要且緊急高層會議。

會議從預訂開始時間計時,直至預訂會議人員結束會議,或者取消會議,即使因各種原因未使用會議室,在此期間産生的時間仍做記錄。

★  会议室计费管理

計算虛擬費用(每個會議室虛擬費用以會議管理部門擬定,經公司核准後使用)。臨近預定結束時間短信提醒會議室預定人員。會議結束後需會務人員檢查會議資源使用情況及會議室設備、設施是否有損毀,信息返送會議預定人員,預訂人員確定結束後,完成會議預定流程。不確定結束的情況下系統將持續計時至當天23:59:59。

★  会议预定、预约界面上包含

預定部門(預設)、會議級別(預設)、預定人員、預訂人員工號、預定人員電話、預定人員郵箱、預定起始時間、預定結束時間;所需服務內容(預設,默認:無):需要連接視頻、電話、其他(可自行填寫茶水、水果、飲料等)等。

★  会议室日常数据统计

會務管理人員可以不定期從系統中導出相應會務工作數據图片4.png